TRƯỚC KHI XỬ LÝ NGƯỜI LAO ĐỘNG KHÔNG ĐẠT KPI, DOANH NGHIỆP CẦN KIỂM TRA HỒ SƠ GÌ ?
Trước khi soạn thông báo chấm dứt, doanh nghiệp nên mở lại toàn bộ hồ sơ lao động. Hợp đồng, mô tả công việc, KPI, quy chế đánh giá, dữ liệu kết quả và quá trình quản lý là những lớp thông tin giúp doanh nghiệp biết mình đang có căn cứ gì, thiếu gì và nên lựa chọn phương án nào.
I. HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG VÀ PHẠM VI CÔNG VIỆC
Bước đầu tiên là xác định người lao động được tuyển để làm công việc gì, chức danh nào, phạm vi trách nhiệm ra sao và những nghĩa vụ nào đã được xác lập trong hợp đồng lao động, phụ lục, mô tả công việc hoặc tài liệu giao việc hợp pháp.
Nếu doanh nghiệp cho rằng người lao động không đạt chỉ tiêu, cần trả lời được chỉ tiêu đó có thực sự gắn với công việc đã giao hay không. Việc đánh giá dựa trên một tiêu chí không rõ nguồn gốc hoặc được bổ sung sau khi đã phát sinh vấn đề sẽ làm hồ sơ yếu đi đáng kể.
II. KPI VÀ QUY CHẾ ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC
Điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động đặt trọng tâm vào tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của người sử dụng lao động. Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang cân nhắc căn cứ “thường xuyên không hoàn thành công việc”, bộ hồ sơ phải quay lại quy chế này.
Các vấn đề cần kiểm tra gồm: quy chế có tồn tại và được ban hành từ thời điểm nào; tiêu chí thế nào là hoàn thành hoặc không hoàn thành; kỳ đánh giá được xác định ra sao; KPI cụ thể đã được giao cho người lao động như thế nào; và quy trình đánh giá thực tế có nhất quán với quy chế hay không.
Nếu tại nơi làm việc có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, cần kiểm tra việc tham khảo ý kiến khi ban hành quy chế theo yêu cầu của pháp luật.
III. CHỨNG CỨ VỀ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC
Có quy chế chưa đủ. Doanh nghiệp còn phải xem người lao động đã thực hiện công việc như thế nào trong từng kỳ đánh giá và có tài liệu gì chứng minh.
- Báo cáo doanh số, doanh thu hoặc chỉ số hiệu quả;
- Dữ liệu CRM, hệ thống bán hàng hoặc phần mềm quản trị;
- Email giao việc và email phản hồi;
- Báo cáo của quản lý trực tiếp;
- Kết quả đánh giá định kỳ;
- Biên bản làm việc, giải trình và phản hồi của người lao động.
Những tài liệu này không phải lúc nào cũng là chứng từ mà pháp luật bắt buộc phải lập theo một mẫu thống nhất. Tuy nhiên, về quản trị rủi ro, chúng có vai trò trả lời câu hỏi quan trọng: nếu phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp chứng minh kết quả công việc bằng gì?
IV. QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VÀ PHẢN HỒI
Một bộ hồ sơ nên được xem theo cả quá trình, không chỉ theo con số cuối cùng. Doanh nghiệp nên rà lại người lao động đã được thông báo kết quả chưa, đã từng được trao đổi về điểm chưa đạt hay chưa, có giải trình gì không và doanh nghiệp đã có biện pháp quản trị nào để hỗ trợ hoặc yêu cầu cải thiện.
Cần phân biệt rõ giữa quy định pháp luật và thực hành quản trị. Pháp luật không mặc nhiên bắt mọi doanh nghiệp phải áp dụng một chương trình cải thiện hiệu suất (PIP) trước khi xử lý trường hợp không hoàn thành công việc. Nếu doanh nghiệp có PIP hoặc quy trình tương tự, đó có thể là một công cụ quản trị hữu ích; nhưng không nên tự biến một biện pháp quản trị thành điều kiện bắt buộc của pháp luật khi luật không quy định.
V. NGUYÊN NHÂN KHÔNG ĐẠT KPI
Kết quả thấp không phải lúc nào cũng phản ánh duy nhất năng lực cá nhân. Doanh nghiệp nên xem xét các yếu tố như thị trường, nguồn khách hàng, chính sách giá, tình trạng sản phẩm, địa bàn phụ trách, thay đổi chiến lược hoặc việc điều chỉnh nguồn lực giữa kỳ.
Việc xem xét nguyên nhân không làm mất quyền đánh giá của doanh nghiệp. Mục đích là giúp việc đánh giá khách quan hơn, tránh kết luận vội vàng và hỗ trợ xác định phương án xử lý phù hợp.
VI. KIỂM TRA CON ĐƯỜNG PHÁP LÝ DỰ KIẾN
Sau khi rà hồ sơ, doanh nghiệp mới nên xác định sẽ tiếp tục quản trị hiệu suất, đề nghị thỏa thuận chấm dứt hay xem xét đơn phương chấm dứt nếu đủ căn cứ. Nếu dự kiến đơn phương, ngoài Điều 36 còn phải kiểm tra các trường hợp hạn chế tại Điều 37 và nghĩa vụ báo trước tương ứng.
Nếu dự kiến thỏa thuận, cần nhớ rằng đề nghị của doanh nghiệp chỉ trở thành thỏa thuận khi người lao động đồng ý. Không nên trộn ngôn ngữ và hồ sơ của hai cơ chế trong cùng một quá trình xử lý.
VII. KINH NGHIỆM CỦA HT LEGAL VN
HT Legal VN thường rà hồ sơ theo sáu câu hỏi:
- Người lao động phải làm gì?
- Doanh nghiệp đánh giá bằng tiêu chí nào?
- Kết quả thực tế là gì?
- Tài liệu nào chứng minh?
- Quá trình quản lý trước đó diễn ra thế nào?
- Với hồ sơ hiện tại, doanh nghiệp thực sự có những phương án pháp lý nào?
| Đừng ra quyết định cho nghỉ trước rồi mới đi tìm hồ sơ để chứng minh quyết định đó. |
KẾT LUẬN
Trước khi xử lý người lao động không đạt KPI, doanh nghiệp cần nhìn hồ sơ như một chuỗi: hợp đồng – quy chế – KPI – chứng cứ – quá trình quản lý – phương án pháp lý. Chỉ khi các lớp thông tin này được đặt cạnh nhau, doanh nghiệp mới biết quyết định nào có cơ sở và rủi ro nào cần được kiểm soát.
CĂN CỨ PHÁP LÝ CHÍNH
Bộ luật Lao động, được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026 của Văn phòng Quốc hội: Điều 36, Điều 37 và các quy định có liên quan.
HT LEGAL VN – Hiệu quả ♎︎ Tín thác
www.htlegalvn.com | 09 6161 4040 – 09 2222 4040
Bài viết cung cấp thông tin pháp lý chung. Việc áp dụng cần được xem xét trên hồ sơ và tình tiết cụ thể của từng trường hợp.