.png?ver=1724313015)
Để giải quyết vấn đề này, Công ty Luật HT Legal VN đưa ra khuyến nghị như sau:
Trước hết, bản thân Doanh nghiệp phải xem lại chính mình, điều chỉnh hành vi về vấn đề quản lý nợ, từ đó chủ động hoàn thiện quy trình, nhân lực và các giải pháp nội bộ trong vấn đề công nợ của Doanh nghiệp. Một trong những giải pháp cần thiết là phải tạo ra một hệ thống tổng thể các đầu mục công việc sau:
1. Xây dựng hệ thống theo dõi công nợ một cách chuyên nghiệp:
Doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng phần mềm kế toán hoặc có thể bằng excel nếu quy mô không lớn để theo dõi chi tiết công nợ khách hàng, cập nhật thường xuyên các phát sinh, cán bộ kế toán công nợ phải nắm rõ và am hiểu về chứng từ để kiểm soát, quy trình thanh toán, am hiểu các vấn đề về hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất nhập kho, phiếu chi, giấy báo có ngân hàng, tỷ giá, lãi suất vv… đây là cơ sở theo dõi hành vi khách hàng, có giá trị chứng cứ, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của Doanh nghiệp xử lý công nợ hoặc phát sinh tranh chấp.
Việc xây dựng này cần đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ hệ thống Doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả trong công tác quản lý.
2. Chú ý đặc biệt và theo dõi các khoản phải thu thường xuyên:
Các loại báo cáo cần lập là:
- Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng kinh doanh,
- Bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả,
- Bảng theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ quá hạn,
- Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ vượt hạn mức…
Định kỳ, bộ phận kế toán công nợ phải chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng để báo cáo lên cấp trên và theo dõi các diễn biến phát sinh nếu có.
Doanh nghiệp phải thường xuyên kiểm soát thời hạn thanh toán nợ, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, nhận diện và phát hiện sớm các khoản nợ quá hạn nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh nợ tồn đọng.
3. Duy trì sự làm việc, trao đổi thường xuyên với khách hàng:
Ngoài việc đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn, đúng kỳ thì doanh nghiệp cần thường xuyên trao đổi để tạo ra mối quan hệ thân thiện, tin cậy, đây cũng là tiền đề giúp cho việc giải quyết các tranh chấp phát sinh nếu có được ổn thỏa, thiện chí và hợp tác.
4. Chú ý đến chứng từ chuyển đi và nhận, đặc biệt hóa đơn và các chứng từ liên quan ngân hàng:
Doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ hóa đơn, chứng từ, thời gian và đường đi để đảm bảo việc giao nhận nhanh chóng và chính xác.
Theo dõi trước và sau khi gửi và nhận hóa đơn, chứng từ kế toán, chứng từ nợ, chủ động trao đổi qua email, điện thoại, fax,…tránh sai sót, thất lạc, chậm trễ.
Trên góc độ pháp lý, chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý quan trọng quyết định lỗi, giá trị quyền lợi của Doanh nghiệp nếu có phát sinh tranh chấp, trước pháp luật mọi thứ đều đòi hỏi phải có chứng từ.
5. Thường xuyên liên lạc, đôn đốc con nợ:
Bên cạnh việc nhờ Công ty luật chuyên về quản lý nợ và xử lý nợ, Doanh nghiệp cần phải chủ động trong vấn đề đôn đốc nợ, tránh tâm lý ngại ngùng hoặc sợ mất lòng mà phải liên lạc đốc nợ thường xuyên.
Tùy theo tình hình từng khách hàng, tính chất từng vụ việc để có phương thức đôn đốc bằng email, điện thoại, fax … thậm chí phải trực tiếp làm việc để đảm bảo tiến độ thu hồi công nợ.
Đặc biệt, Doanh nghiệp phải kết hợp và trao đổi chặt chẽ với Công ty luật chuyên về quản lý nợ và xử lý nợ hoặc đơn vị đặc thù về quản lý nợ để thống nhất phương thức tiếp cận, nội dung trao đổi nhằm đạt hiệu quả xử lý công nợ tốt nhất.
6. Cập nhật thường xuyên nhật ký quản lý và thu nợ:
Bên cạnh xây dựng quy trình, quy định về quản lý nợ, Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý các báo cáo, nhật ký quản lý nợ, thu nợ theo từng danh mục khách hàng cụ thể, ghi lại tiến độ, sự hợp tác, mức độ nghiêm trọng của vụ việc, các chứng từ pháp lý, các sai phạm để có cơ sở giải quyết dứt điểm nếu phát sinh kiện tụng.
Những vướng mắc trong quá trình quản lý, xử lý nợ đều phải được ghi nhận và giải quyết nhanh chóng để không tạo cớ khiếu nại hoặc bị kiện ngược lại.
7. Quy định, bổ sung quy trình quản lý công nợ ngày càng tốt hơn:
Doanh nghiệp phải coi quản lý và xử lý nợ là một quá trình liên tục, không ngừng nghỉ của toàn bộ các bộ phận liên quan chứ không chỉ riêng bộ phận kế toán công nợ. Về chuyên môn thì phải tham khảo và nhờ sự tư vấn, hỗ trợ của đơn vị chuyên nghiệp về quản lý nợ để rút kinh nghiệm, bổ sung quy định nhằm hoàn thiện quy trình quản lý công nợ ngày một tốt hơn.
Và một giải pháp tích cực, đảm bảo hiệu quả trong quản lý và xử lý công nợ là kết hợp cùng Đơn vị quản lý nợ chuyên nghiệp như HT Legal VN.
Với thế mạnh chuyên môn và nghiệp vụ chuyên biệt của mình, Công ty Luật HT Legal VN là đơn vị đi đầu trong dịch vụ quản lý và xử lý công nợ doanh nghiệp, kết hợp tư vấn pháp luật thường xuyên. HT Legal VN vừa là nhà thầu độc lập, vừa là một bộ phận chuyên nghiệp kết cấu vững chắc trong bộ máy hoạt động của Doanh nghiệp để chỉ lo liệu vấn đề pháp lý và công nợ.
Chúng tôi có quy trình quản lý và xử lý công nợ, có chuyên môn pháp lý, có trải nghiệm pháp lý thực tế, có Luật sư và các bộ máy nhân sự chuyên nghiệp, chúng tôi giải quyết được hết tất cả các vấn đề trên, quyết liệt và hiệu quả nhất.
Căn cứ danh mục nợ, quy mô nợ, tình hình quản lý công nợ hiện tại của Quý khách hàng, chúng tôi sẽ có giải pháp, phương án quản lý nợ, xử lý thu hồi công nợ cụ thể và rõ ràng bao trọn tất cả các giai đoạn từ đôn đốc, làm việc trực tiếp, thương lượng cho đến khởi kiện, tham gia tố tụng, xử lý giai đoạn thi hành án và hậu thi hành án.
Rất hy vọng Quý khách hàng xác định được vấn đề cần hỗ trợ, xử lý trong hoạt động kinh doanh của mình và tín thác HT Legal VN để chúng ta hợp tác, đồng hành nhanh chóng đạt được đích đến là sự hiệu quả và thành công trong mọi hoạt động của mình.
Liên hệ HT Legal VN: Website: www.htlegalvn.com , Phone: 0961614040 – 0901614040
