03 Điểm Mới về Chế độ Lưu giữ tài liệu trong doanh nghiệp kể từ ngày 01/01/2021

03 Điểm Mới về Chế độ Lưu giữ tài liệu trong doanh nghiệp kể từ ngày 01/01/2021

- Cơ sở pháp lý:

• Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014;

• Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/6/2020;

• Nghị định số 50/2016/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. 

- Nội dung:

Luật Doanh nghiệp 2020 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021) có nhiều điểm mới liên quan đến chế độ lưu giữ tài liệu doanh nghiệp so với quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014. 

Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định tại Điều 11, Luật doanh nghiệp 2014 và cũng được quy định tại Điều 11, Luật doanh nghiệp 2021. Cụ thể: 

1. Quy định về Văn bằng bảo hộ, giấy chứng nhận, giấy phép và các giấy chứng nhận khác.

Điểm b, Khoản 1, Điều 11, Luật doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp lưu giữ: “Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;”.

Trong khi cũng cơ sở đó tại Luật doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp lưu giữ: 

“Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;”.

Theo đó, Luật doanh nghiệp mới quy định doanh nghiệp phải lưu giữ thêm Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng hàng hoá và dịch vụ.

2. Quy định về lưu giữ tài liệu cuộc họp

Điểm d, Khoản 1, Điều 11, Luật doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp lưu giữ: 

“Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;”.

Cũng cơ sở đó tại Luật doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp lưu giữ: 

“Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;”.

Vậy, so với Luật doanh nghiệp 2014 thì Luật doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp phải lưu giữ thêm Phiếu biểu quyết và biên bản kiểm phiếu. 

3. Quy định về bản cáo bạch

Điểm đ, Khoản 1, Điều 11, Luật doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp phải lưu giữ: “Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;”.

Còn Luật doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp phải lưu giữ: 

“Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;”

Như vậy, Luật doanh nghiệp mới quy định phải lưu giữ Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán. 

Lý do doanh nghiệp cần lưu ý đến chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp vì: 

Trong trường hợp, doanh nghiệp không tiến hành lưu giữ các tài liệu nêu tại Điều 11, Luật doanh nghiệp tại trụ sở công ty hoặc địa điểm khác quy định trong Điều lệ Công ty thì căn cứ theo điểm d, Khoản 2, Điều 34, Nghị định số 50/2016/NĐ-CP, Quý khách hàng bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng. 

Đây chỉ là một chi tiết rất nhỏ nhưng thường những điều nhỏ nhặt chúng ta lại không hay để ý. Chính vì vậy nó thường đem lại rắc rối cho chúng ta. Do đó, doanh nghiệp đừng để bị mất tiền oan uổng vào những trường hợp như thế này. 

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về sự những điểm mới về chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp kể từ ngày 01/01/2021. Ý kiến tư vấn của chúng tôi mang tính chất tham khảo.

Trong trường hợp bạn có bất cứ thắc mắc gì hãy liên hệ với chúng tôi.