[NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI] 07 vấn đề quan trọng cần lưu ý khi giao kết hợp đồng

[Nghiên cứu_Trao đổi] 07 vấn đề quan trọng cần lưu ý khi giao kết hợp đồng

Cơ sở pháp lý:

1, Bộ luật dân sự 2015

2, Luật thương mại 2005

Nội dung:

“Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự” (Điều 385 Bộ luật dân sự 2015).

Thực tế đời sống kinh doanh thương mại Hợp đồng được sử dụng hầu như trong tất cả lĩnh vực. Tuy nhiên các bên chưa coi trọng tính quan trọng của hợp đồng. Dẫu rằng, khi thực hiện giao kết các hợp đồng không một bên nào muốn xảy ra những tranh chấp nhưng việc đặt bút ký vào một hợp đồng là bạn đã đồng ý với những những quy định trong hợp đồng đó. Nếu vi phạm một trong những nội dung các bên thỏa thuận bạn có thể phải đánh đổi nhiều thứ: thời gian, công sức, tiền bạn và có thể là nhiều hơn nữa. Việc xem xét nội dung, hình thức và những vấn đề khác trong hợp đồng là điều đặc biệt quan trọng. Điều này sẽ thể hiện rõ hơn không chỉ trong Hợp đồng dân sự mà đặc biệt trong Hợp đồng thương mại.

Trong giai đoạn hiện nay, thời đại 4.0, kỷ nguyên của cuộc sống hiện đại, kỷ nguyên của hội nhập, kinh tế mở thì việc giao dịch giữa các bên diễn ra hàng ngày, hàng giờ; không chỉ gói gọn chỉ những giao dịch trong nước mà còn giữa Việt Nam và thế giới.

Tuy nhiên, hiện nay nhiều Doanh nghiệp còn lúng túng, chủ quan trong việc giao kết các hợp đồng, việc chủ quan trong giao kết hợp đồng kinh doanh thương mại tiềm ẩn nhiều rủi ro. Thấu hiểu được những khó khăn, những trăn trở đó HT LEGAL VN LAW FIRM xin chia sẻ những lưu ý thông qua bài viết dưới đây. Chúng tôi hi vọng rằng những chia sẻ này sẽ trang bị cho quy doanh nghiệp, mọi người những lưu ý, tuy không phải là toàn bộ nhưng đây là những lưu ý căn bản mà các bạn cần ghi nhớ khi giao kết hợp đồng thương mại nhằm hạn chế thấp nhất rủi ro trong các giao dịch.

Khi thực hiện ký kết Hợp đồng thương mại các bạn cần lưu ý những vấn đề sau:

1. Chủ thể giao kết hợp đồng

Vì sao chúng tôi lại đưa lưu ý này lên đầu tiên? Bởi vì bạn chỉ giao kết hợp đồng với người có thẩm quyền mà thôi, chỉ khi giao kết hợp đồng đối với người có thẩm quyền thì Hợp đồng mới có hiệu lực, bạn không thể ký kết hợp đồng với một cá nhân không phải là chủ sở hữu tài sản hoặc họ không có quyền hạn gì trong một tổ chức, điều đó quan trọng vì nó ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng.

Bởi vậy, các bên cần xem xét tư cách của người giao kết Hợp đồng, đó là người đại diện theo pháp luật hay người đại diện theo ủy quyền? người giao kết hợp đồng với bạn có quyền để tự mình ký kết Hợp đồng hay không? Nếu là người đại diện theo ủy quyền thì có văn bản ủy quyền hợp pháp hay không?

Kể cả khi có văn bản ủy quyền bạn cũng cần xem xét đến nội dung của văn bản đó: thời gian ủy quyền; ai ủy quyền,; ai nhận ủy quyền; nội dung, phạm vi ủy quyền; thời hạn ủy quyền; văn bản ủy quyền có đóng dấu hợp lệ không?...để đảm bảo việc ký kết Hợp đồng được pháp luật công nhận, cũng như đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên khi thực hiện hợp đồng hoặc trường hợp khi có tranh chấp xảy ra.

Một vấn đề đặt ra, làm sao để biết một cá nhân có phải là người đại diện theo pháp luật của một pháp nhân hay không? Trường hợp là Doanh nghiệp thì bạn nên xem xét Giấy chứng nhận kinh doanh đồng thời ra cứu thông tin của Doanh nghiệp đó trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.

2. Hiệu lực của Hợp đồng

Việc giao kết hợp đồng có thể được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc một hành vi cụ thể.

Khoản 2, Điều 400 BLDS năm 2015 quy định: “Trường hợp các bên thỏa thuận im lặng là sự trả lời chấp nhận giao kết hợp đồng trong một thời hạn thì thời điểm giao kết hợp đồng là là thời điểm cuối cùng của thời hạn đó.”

Có thể hiểu việc 2 bên có thỏa thuận việc im lặng một khoảng thời gian được xem là chấp nhận giao kết hợp đồng, trong một khoảng thời gian thỏa thuận thì thời điểm cuối cùng của thời hạn đó là được xem là thời điểm giao kết hợp đồng giữa 2 bên.

 Ví dụ: Công ty A và Công ty B ký hợp đồng mua bán hàng hóa, trong hợp đồng ghi rõ về thời điểm được xem là đồng ý giao kết hợp đồng là các bên trong 60 ngày mà không có bất kỳ ý kiến gì về hợp đồng thì kết thúc 60 ngày đó được xem là thời điểm các bên đồng ý giao kết hợp đồng đó.

Khoản 3, Điều 400 BLDS năm 2015 quy định về thời điểm giao kết hợp đồng bằng lời nói là thời điểm các bên thỏa về nội dung của Hợp đồng

Khi các bên có thỏa thuận bằng lời nói về nội dung của Hợp đồng và đồng với các nội dung đó, thời điểm nhất trí với những thỏa thuận đó được xem là thời điểm giao kết hợp đồng bằng lời nói.

Khoản 4, Điều 400 BLDS năm 2015 quy định về thời điểm giao kết hợp đồng bằng văn bản là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hoặc trả lời bằng văn bản về việc giao kết hợp đồng.

Căn cứ Điều 401 BLDS năm 2015 thì thời điểm có hiệu lực của Hợp đồng là thời điểm giao kết, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Quy định này được hiểu là thời điểm Hợp đồng có hiệu lực là thời điểm các bên thực hiện việc giao kết, trừ trường hợp các bên thỏa thuận về thời điểm có hiệu lực của Hợp đồng.

Việc giao kết Hợp đồng bằng các hình thức trên đều có giá trị pháp lý như nhau. Tuy nhiên, để tránh những tranh chấp phát sinh cũng như đảm bảo quyền lợi của các bên sau này thì nên giao kết hợp đồng bằng văn bản. Mặt khác, khi nhìn từ thực tiễn, trong các giao dịch đa phần các bên lựa chọn hình thức giao kết bằng văn bản. Việc giao kết Hợp đồng bằng văn bản là cơ sở cho việc giải quyết các tranh chấp sau này.

3. Nội dung các điều khoản trong Hợp đồng Thương mại

Các điều khoản trong Hợp đồng là những thỏa thuận nhằm thực hiện hợp đồng, ràng buộc để việc thực hiện Hợp đồng được diễn ra đúng như mong muốn của các bên. Các điều khoản trong hợp đồng đều quan trọng như nhau nhưng bạn cần lưu ý một số điều khoản sau:

- Điều khoản về hiệu lực của Hợp đồng: như tôi đã phân tích ở trên thì thời điểm giao kết Hợp đồng thông thường sẽ là thời điểm có hiệu lực của Hợp đồng nếu các bên không có thỏa thuận khác, nên các bên cần lưu ý ở điều khoản này vì chỉ khi Hợp đồng có hiệu lực thì mới phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các bên, hợp đồng mới có sự ràng buộc các bên và được pháp luật công nhận.

- Điều khoản về phạt vi phạm Hợp đồng: Theo quy định tại Điều 301 Luật Thương mại năm 2005 thì mức phạt do các bên thỏa thuận nhưng không quá 8% trên giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng vi phạm. Nhiều người bị hiểu nhầm quy định này là 8% của giá trị Hợp đồng, hiểu như vậy là sai nên các bạn cần lưu ý để tránh hiểu nhầm, 8% ở đây là phần nghĩa vụ Hợp đồng vi phạm.

Ví dụ: Công ty A và Công ty B ký Hợp đồng mua bán hàng hóa với tổng giá trị hợp đồng là 100 tỷ đồng và giao hàng theo từng đợt cho tới khi hoàn thành, thanh toán tiền hàng sau mỗi lần giao. Công ty A đã thực hiện việc giao hàng 4 lần với tổng giá trị là 5 tỷ đồng. Nhưng Công ty B chưa thực hiện thanh toán, như vậy Công ty B đã vi phạm thỏa thuận trong Hợp đồng, thì trong trường hợp này phạt vi phạm không quá 8% của phần nghĩa vụ hợp đồng đó là không quá 8% của 5 tỷ đồng chứ không phải của 100 tỷ đồng.

- Điều khoản về giải quyết tranh chấp:

Mặc dù tranh chấp là điều không một ai mong muốn xảy ra. Tuy nhiên, trong hợp đồng các bên cần quy định rõ ràng về vấn đề này nhằm đảm bảo tốt nhất quyền lợi của mình.

Các bên có thể thỏa thuận về giải quyết bằng trọng tài thương mại, Tòa án, tự hòa giải. Nhưng thông thường khi xảy ra tranh chấp việc các bên tự hòa giải là điều khó có thể thực hiện. Khi thỏa thuận về việc giải quyết tranh chấp các bên cần cân nhắc để lựa chọn được cơ quan có thẩm quyền giải quyết phù hợp trên cơ sở những thuận lợi và khó khăn khi lựa chọn phương thức giải quyết. Trong điều khoản giải quyết tranh chấp các bên cần lựa chọn một cơ quan có thẩm quyền cụ thể tránh để việc lựa chọn cơ quan giải quyết tranh chấp một cách chung chung, không rõ ràng hoặc cơ quan đó không tồn tại trên thực tế.

Thực tế cho thấy rằng so với các điều khoản khác trong Hợp đồng thì việc quy định về điều khoản giải quyết tranh chấp ít khi được chú ý tới dẫn đến việc giải quyết tranh chấp gặp nhiều khó khăn và lúng túng.

4. Xem xét khả năng thực hiện Hợp đồng của bên bạn chuẩn bị giao kết

Vì sao chúng tôi lại để cập đến vấn đề này?

Chung quy lại thì việc giao kết Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên nhằm đạt được những mục đích riêng mà các bên mong muốn. Hợp đồng được diễn ra thuận lợi là điều mà ai trong các bên đều hướng tới. Tuy vậy, không phải tự nhiên mà người ta truyền tai nhau rằng: “Thương trường là chiến trường” ví như vậy có thể thấy sự “khốc liệt” như thế nào.

Nên khi thực hiện bất kỳ giao kết với bất kỳ bên nào, bạn cần quan tâm tới khả năng thực hiện Hợp đồng của bên kia, liệu có đủ khả năng để thực hiện Hợp đồng này hay không? Vấn đề này không hề dễ dàng chút nào. Nhưng bạn có thể xem xét về khả năng thực hiện Hợp đồng của đối phương ở một số khía cạnh sau:

• Uy tín của Công ty đó trên thị trường như thế nào?
• Tiểu sử của Doanh nghiệp đó như thế nào?
• Khả năng tài chính?
• Khả năng cung ứng dịch vụ?
• Đánh giá của khách hàng
• Người đứng đầu Doanh nghiệp như thế nào?...v/v..

5. Ngôn ngữ sử dụng trong Hợp đồng

Việc sử dụng ngôn ngữ trong Hợp đồng là điều thật sự quan trọng, trong bài viết này chúng tôi chỉ để cập đến việc giao kết hợp đồng trong nước bằng tiếng Việt. Những nội dung thể hiện trong Hợp đồng cần được thể hiện bằng những câu từ mạch lạc, dễ hiểu, tránh sử dụng các từ mang tính hàn lâm, tránh những từ mang nghĩa hàm ý dẫn đến hiểu sai về nội dung, ý nghĩa của nó. Khi thực hiện việc giao kết Hợp đồng nói chung và Hợp đồng Thương mại nói riêng cần đọc kỹ từng câu, từng chữ có trong Hợp đồng, đảm bảo rằng bạn đã hiểu hết nội dung của Hợp đồng mà bạn chuẩn bị giao kết.

Đối với những nội dung trong hợp đồng chưa được quy định rõ nên có phụ lục Hợp đồng kèm theo để quy định chi tiết những điều khoản đó.

6. Giải thích Hợp đồng

Khi hợp đồng có những điều khoản không rõ ràng thì cần giải thích các điều khoản đó, không nên chỉ dựa vào ngôn ngữ của Hợp đồng mà còn phải dựa vào ý chí của các bên được thể hiện trong toàn bộ quá trình đàm phán Hợp đồng. Việc giải thích Hợp đồng là cần thiết để đảm bảo rằng các bên đã hiểu đúng và đầy đủ nội dung mà các bên chuẩn bị giao kết.

Nguyên tắc của giải thích hợp đồng là giải thích theo hướng ưu tiên theo ý chí đích thực của các bên khi xác lập giao dịch nhằm bảo đảm quyền lợi tối đa cho các chủ thể giao kết hợp đồng.

7. Dự liệu trước những rủi ro trong Hợp đồng thương mại

Khi thực hiện ký kết Hợp đồng, nhiều Doanh nghiệp chưa tìm hiểu kỹ hoặc tìm hiểu chưa sâu về các quy định đối với Hợp đồng chuẩn bị giao kết, dẫn đến lúc giao kết, Hợp đồng có hiệu lực mới phát hiện ra những rủi ro mà trước đó không nhận thấy.

Bởi vậy trước khi giao kết hợp đồng, các bên thường dự thảo hợp đồng để các bên nghiên cứu để đi đến những thỏa thuận phù hợp nhất, tránh bất lợi sau này.

Bạn nên liệt kê các rủi ro và giải pháp đối với những rủi ro đó là gì trước khi Hợp đồng có hiệu lực pháp luật.

Trên đây là 07 lưu ý khi giao kết Hợp đồng mà chúng tôi nhận thấy là quan trọng.

Chúng tôi luôn sẵn sàng ghi nhận những ý kiến đóng góp từ quý bạn đọc. Đấy là những nguyên liệu để chúng tôi ghi nhận, chỉnh sửa để ngày càng hoàn thiện hơn.

Công ty Luật TNHH HT Legal VN - Hotline: 09.7117.4040