.png?ver=1724313015)
Trong quá trình hoạt động, khi có nhu cầu tiếp cận mở rộng thị trường, quảng bá thương hiệu, sản phẩm,….. các doanh nghiệp thường thành lập văn phòng đại diện. Tuy nhiên, khi văn phòng đại diện hoạt động không hiệu quả hay không cần thiết nữa thì doanh nghiệp sẽ tiến hành chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện để giảm thiểu chi phí. Vậy, thủ tục này được thực hiện như thế nào?
Căn cứ pháp lý:
Luật Doanh nghiệp 2020;
Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp ngày 04 tháng 01 năm 2021.
Nội dung:
1. Khái niệm văn phòng đại diện
Căn cứ Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”
2. Các trường hợp chấm dứt văn phòng đại diện
Căn cứ Khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện như sau:
- Văn phòng đại diện của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó. Theo đó, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.
- Văn phòng đại diện của doanh nghiệp chấm dứt hoạt động theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Các trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện được quy định tại Khoản 1 Điều 77 Nghị định 01/2021/NĐ-CP như sau:
+ Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là giả mạo;
+ Văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế;
+ Theo quyết định của Tòa án, đề nghị của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của luật.
Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, trừ trường hợp văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do cưỡng chế nợ thuế.
Căn cứ Khoản 2 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020 thì Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
3. Trình tự, thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Theo quy định tại Điều 213 Luật doanh nghiệp và Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp thì trình tự, thủ tục chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện được thực hiện như sau:
Bước 1: Làm thủ tục với cơ quan thuế
Theo Khoản 1 Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định: “Trước khi thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thì doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế.” Sau khi thực hiện xong nghĩa vụ về thuế, doanh nghiệp sẽ được cơ quan thuế xác nhận về về chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện.
Bước 2: Thủ tục trả lại con dấu cho cơ quan Công an
Đối với những Văn phòng đại diện được thành lập trước thời điểm 01/07/2015 và có con dấu do cơ quan công an cấp thì khi tiến hành thủ tục chấm dứt hoạt động cho Văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục trả lại con dấu cho cơ quan công an trước.
Bước 3: Làm thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (mẫu Phụ lục II-20 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
- Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
- Xác nhận tại cơ quan thuế về việc doanh nghiệp đã hoàn thành các nghĩa vụ thuế
- Xác nhận của cơ quan công an về việc trả con dấu của văn phòng đại diện.
- Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của văn phòng đại diện và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội.
- Danh sách người lao động cũng như quyền lợi tương ứng của người lao động trong văn phòng đại diện.
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Nơi nộp hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.
Quá trình xử lý hồ sơ:
Sau khi tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế.
Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, đồng thời ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Trên đây là nội dung tư vấn về thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Để được tư vấn pháp luật và có hướng giải quyết phù hợp, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH HT Legal VN (Công ty Luật tại Tp. Hồ Chí Minh ):
VP1: 207B Nguyễn Phúc Chu, P.15, quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
VP2: 37/12 hẻm 602 Điện Biên Phủ, P.22, quận Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh (Cạnh UBND phường 22).
Email: info@htlegalvn.com hoặc Hotline: 09 6161 4040
